Chegamos ao fim de mais um ano e por isso estamos aqui para ajudar aqueles organizadores de eventos que já iniciaram o panejamento para o próximo ano ou que irão iniciar em breve.
Mas… Por onde começar?
Organizar um evento esportivo não é tarefa fácil.
É preciso se programar e começar com no mínimo seis meses de antecedência. Isso porque os eventos esportivos, como por exemplo, as corridas de rua, geralmente são feitos em espaços públicos portanto, precisam de aval da prefeitura, do órgão de trânsito, polícia civil, entre outros.
Além disso, esse é o prazo mínimo sugerido para definir as estratégias de vendas das inscrições e também realizar a prospecção de patrocínios.
Esses dois itens são fundamentais para gerar a receita do evento, que será usada para pagar fornecedores, custos e ainda gerar lucro.
Planejamento
O sucesso de um evento se dá a partir do momento em que tudo o que foi planejado ocorre de forma natural, onde o seu público nem se quer compreende a tarefa difícil e intensa que foi até chegar àquele momento.
Mas é claro que, para que seu evento obtenha esse sucesso, é necessário que você atenda às expectativas dos participantes.
Sendo assim, o pré planejamento deve ser o primeiro passo para a construção dessa jornada.
Nesse passo, você irá definir a modalidade do evento esportivo, o formato e a data, além de enxergar oportunidades.
Vale lembrar que antes de definir a data é de extrema importância pesquisar os concorrentes.
Assim você não corre o risco de organizar um evento esportivo no mesmo dia de outro.
Além disso, em um ano pós pandemia, muitos organizadores ainda estão realizando e entregando eventos antigos que não chegaram a ocorrer.
Sendo assim, é extremamente importante parar para olhar e analisar o calendário do próximo ano; ele pode estar concorrido e você acabará batendo de frente com outras provas.
Nessa fase ainda, você deve conhecer o seu público.
Definido o local e região de seu evento, busque identificar as oportunidades através de seu público.
Não hesite em criar uma estratégia de comunicação com eles, onde o primeiro ponto de contato deve ocorrer a partir do momento em que seu local e modelo de evento foi definido.
Lembre-se: os participantes de seu evento serão os seus maiores divulgadores, por isso é importante estar presente e na lembrança dessas pessoas o tempo todo.
No segundo passo, é necessário criar um planejamento criativo e executivo, que é fundamental para a captação de patrocínio e para todo o andamento da prova.
Caso possua uma equipe e possa contar com outras pessoas na construção do seu evento, é importante destinar uma pessoa e tempo para captação de patrocínio.
Os patrocinadores são um papel fundamental na realização de sua prova.
Aproveitamos para deixar aqui uma matéria sobre “Como montar uma proposta de patrocínio para seu evento”, além da possibilidade de baixar uma pesquisa realizada pelo Ticket Sports que poderá te auxiliar nessa jornada.
Após esse processo, inicia-se a fase de pré-produção, que deve começar, pelo menos, dois meses antes do evento esportivo.
“Na pré-produção entramos em contato com fornecedores, fechamos os orçamentos e alinhamos todos os pontos com a equipe técnica do evento”, conta Eduardo Quintes, gestor de projetos da empresa Rio de Negócios, que ainda lembra que existe o pós-evento, que dura mais um mês.
Nessa fase também é importante definir as estratégias de inscrição.
Segundo Marcella Perez, coordenadora de CS do Ticket Sports, o ideal é ter, no mínimo, dois meses de inscrições abertas para que se tenha tempo de comunicar e efetuar ações de marketing, e, consequentemente lotar o evento.
No entanto, abertura das inscrições é recomendada quando o organizador tiver a certeza da data do evento, local, entre outras informações importantes.
“De nada adianta abrir com antecedência sem ter as informações necessárias para venda, ou pior ainda, mudar o evento depois de já ter iniciado as inscrições”, complementa.
Outro ponto importante que deve estar no planejamento do evento esportivo é a definição da equipe que vai trabalhar durante todo o período e as funções de cada um.
Para Alessandro Zonveni, diretor geral da SportsFuse, uma equipe competente é fundamental. “Desde 2007 tenho a mesma equipe e não abro mão. Eles já me conhecem pelo olhar. Parceria entre organizador e a equipe é algo primordial para o sucesso do evento”, revela o diretor.
Itens básicos
Para realizar um evento esportivo são necessárias em média 50 pessoas fixas e mais centenas de profissionais contratados, que vão desde fornecedores a terceirizados.
“Dentro da equipe de planejamento, por exemplo, uma das funções mais importantes é da área de competições. Essa área é formada por supervisores técnicos, logística, executivos, responsáveis pela área do evento. Além de produção, comunicação, entre outros”, exemplifica o gestor da Rio de Negócios.
Outro ponto importante são as permissões e avais necessários para a realização do evento esportivo em espaços públicos.
Os prazos e a forma de buscar os órgãos públicos podem variar de cidade para cidade, vale checar com cada prefeitura.
Porém, uma saída para facilitar esses trâmites é buscar o apoio do Governo e do Estado e apresentar o projeto para as prefeituras mostrando os benefícios do evento para a cidade.
Além disso, o tipo de evento esportivo também determina certas exigências.
Para uma maratona aquática, por exemplo, além dos profissionais na água, como bombeiro e pilotos, o organizador precisa também de um árbitro responsável para dar aval no percurso.
É ele quem toma a decisão, por exemplo, de alteração de percurso, caso o mar esteja em condições perigosas.
Parece muita coisa? De fato é!
Mas com organização e planejamento, seu evento tem tudo para ser um sucesso.
Por isso, para facilitar, listamos alguns itens básicos que podem/devem fazem parte de um evento esportivo:
- Equipe alinhada com o evento
- Aval e permissões dos órgãos públicos
- Local adequado para a atividade que será praticada e para o número de pessoas
- Segurança
- Médicos e ambulância
- Chip de cronometragem
- Pórtico de largada e chegada
- Espaço de convivência dos atletas e espectadores
- Chapelaria
- Banheiro químico
- Pontos de hidratação com água
- Inscrições online
- Kit do atleta
- Medalha de participação
É importante ressaltar que esses são itens básicos e fundamentais para buscar o sucesso do evento, no entanto, o planejamento como um todo até o grande dia e o pós-evento são imprescindíveis.
